Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) sier§ 1-1.Arkivplan
| (1) Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. arkivforskriften § 4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova § 2 bokstav b.
|
| (2) Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:
|
| a)
|
organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,
|
| b)
|
rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. arkivforskriften § 12,
|
| c)
|
rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,
|
| d)
|
klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. arkivforskriften § 5,
|
| e)
|
oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,
|
| f)
|
bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for gjennomføring av planene, jf. arkivforskriften § 16, og
|
| g)
|
avleveringsplan for statlige organ, jf. arkivforskriften § 19.
|
Lovdata https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivplan-og-internkontroll Arkivets formålDet er opprettet et sentralarkiv for Meløy kommune med formål å betjene kommunens ansatte, politikere og innbyggere. Desentrale arkivenheter har samme formål som sentralarkivet. Arkivdokumentets faserAktive arkiv eller arkivdanningsfasen - hvor dokumentene er til behandling eller annen aktiv bruk hos arkivskaper. Bortsettingsarkiv - hvor dokumentene brukes mer sporadisk eller minimalt , og er tatt ut av dagligarkivet. MålsettingDen 12. juni 2019 hadde Meløy kommune tilsyn fra Arkivverket. Et av avvikene var å lage arkivplan med rutiner og oversikter som er en del av internkontrollen. Frist var 01.06.2020. Målsettingen var at en godkjent arkivplan skulle ferdigstilles innen utgangen av år 2020. Dette nådde vi ikke. Dokumentsenterets målsetting for arkivarbeidet
- Sikre daglig drift av arkivfaglige oppgaver
- Ha et helhetlig ansvar for arkiv i Meløy kommune
- Ha gode arkivfaglige kunnskap og yte arkivhjelp til øvrige brukere.
- Foreta periodisering av arkiv
- Følge opp og klargjøre avlevering til depot hos Arkiv i Nordland
- Systemansvar for sak/arkivsystem
- Arbeide for å sikre system som ivaretar arkiv, arkivkjerner og personvern
- Være aktiv i arbeidet med personvern
|
